Timeboxing um deine Produktivität zu steigern.

Du arbeitest im Homeoffice oder bist Selbständig? Heute stelle ich euch einfache und hilfreiche Tools vor wie ihr eure Produktivität steigern könnt.

Bevor wir in das Produktivität und Timboxing eintauchen, hier nochmal ein kurzer Hinweis auf meine kostenlosen Ressourcen in Zeiten von COVID-19. Es gibt einen Free Guide zum Thema: Stay Home. Stay Healthy. Zusätzlich biete ich ein kostenloses Health Coaching an. Das Coaching ist komplett kostenlos und unverbindlich und richtet sich an alle die aktuell etwas struggeln.

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Was ist Timeboxing?

Hast du schonmal von Timboxing gehört? In der IT-Welt wird diese Methode häufig verwendet, um Aufgaben zu erledigen, bei denen man nicht genau abschätzen kann wie lange sie dauern. Man setzt sich eine Timebox, z. B. 1 Stunde und arbeitet eine Stunde an dieser Aufgabe. Die Idee dahinter ist, entweder ist die Aufgabe sehr klein und innerhalb einer Stunde erledigt, oder nach einer Stunde investigieren weiß man wie aufwendig die Aufgabe wirklich ist und kann besser schätzen was nötig um diese Aufgabe zu erledigen. Mit der Information, kann man sich dann überlegen, ob man die benötigte Zeit aufbringen möchte oder nicht.

Diese Methode kann man allerdings auch außerhalb der IT anwenden.

Hier nochmal eine Step by Step Anleitung:

1. Definiere die Aufgabe z.B. Du willst ein Youtube Video erstellen
2. Definiere die Timebox bzw. wie viel Zeit du dafür aufbringen willst. z. B. eine Stunde
3. Stelle dir einen Timer und arbeite für diesen Zeitraum fokussiert an deiner Aufgabe. D. h. du hast eine Stunde Zeit um dich mit dem Thema Youtube Video zu befassen. (Pro Tipp: Schaue nicht einfach nur Youtube Videos – das ist reine Zeitverschwendung)
4. Beende dein Arbeiten an der Aufgabe nach der vorgegebenen Zeit. Schau wie weit du gekommen bist und was du gelernt hast. Z.b. du hast festgestellt um ein Video bei ¥YouTube zu veröffentlichen musst du eine Video schneiden. Für Videoschnitt muss man erstmal die Basics verstehen und sich für eine Program entscheiden. Dann braucht man gefilmtes Material und eine Idee was man mit dem Video kommunizieren möchte. Zusätzlich sind Musik-Research, sowieso Video-Intro und Abspann zu bedenken. Youtube musst du dir natürlich auch anschauen und überlegen wie du deinen Channel nennst usw.
   Du stellst vermutlich wenig überraschend fest: innerhalb von einer Stunde ist es nicht möglich ein komplettes Video zu filmen, zu schneiden und zu vermarkten. Nichtsdestotrotz hast du nach der Timebox eine genauere Vorstellung von den einzelnen Teilaufgaben und kannst besser abschätzen wie viel Zeit du vermutlich mindestens investieren musst und kannst dir dann überlegen ob dir der Aufwand wert ist.

Ein Nachteil, den ich bei der Timeboxing-Methode sehe ist, dass gerade, wenn man sich in ein Thema eingearbeitet hat, die Zeit auch schon wieder vorüber ist. Nichtsdestotrotz ist das ein tolles Tool um effizient und organisiert ein großes unbekanntes Problem in kleinere überschaubare Aufgabe herunterzubrechen.

Eine ähnliche Methode ist Pomodoro-Technik

Die Pomodore Technik wurde von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt und wird gerne auch 25 Minuten Technik genannt.
Egal welche Aufgabe du hast. Nehme dir einen Timer, stelle ihn auf 25 Minuten und arbeite in dieser Zeit fokussiert an deiner Aufgabe. Wenn der Timer klingelt beendest du, woran du auch immer gerade arbeitest. Falls du die Aufgabe nicht komplett erledigt hast, schreibst du dir die noch offenen ToDo’s auf und machst mindestens 5 Minuten pause.
Dann stellst du dir wieder einen Timer für 25 Minuten und das Spiel beginnt von vorne. Nach mindestens 4 Blöcken solltest du eine längere Pause einplanen.

Step by Step Anleitung:

1. Formuliere deine Aufgabe
2. Setze dir einen 25min Timer
3. Arbeite fokussiert an deiner Aufgabe
4. Wenn der Timer klingelt, höre auf zu arbeiten und falls notwendig: notiere ein paar Gedanken oder ToDo’s
5. Mache eine 5min Pause
6. Nach 4 Arbeitsblöcken mache eine Pause von mindestens 15-20min

Diese Methode ist sehr effizient. Man arbeitet sehr fokussiert an einer Aufgabe und kommt sehr gut voran.

Wie ich diese Tools nutze, um meine Produktivität zu steigern.

Ich persönlich nutzte verschiedene Tools, um mich selbst zu organisieren. Insbesondere im Homeoffice oder wenn man selbstständig Arbeitet, muss man seine Arbeit irgendwie strukturieren, sonst verliert man schnell den Überblick und verzettelt sich.
Meine Vorgehensweise für einen Möglichst produktiven Arbeitstag sieht wie folgt aus:

1. Journaling & Planning. Ich starte den Tag mit Journaling und plane dann meinen Arbeitstag. Dabei setzte ich in meinen Kalender mehrere (meistens drei) 2 Stunden Blocker. Lese hier mehr über Morgenroutine und Journaling
2. Benenne deine Arbeitsblöcke. Jedem Block gebe ich einen Namen z. B. Marketing, Blogpost oder Kunde xy
3. Identifiziere Teilaufgaben. Dann Unterteile ich den 2 Stunden Block in 4 Teilaufgaben zu je 25min. Z.b. Mein 2 Stunden Block: Marketing. Das unterteile ich dann in 4 Arbeitspakete z. B. Brainstorming, Grafiken erstellen, Grafiken einbinden/vermarkten, E-Mails schreiben zu einem bestimmten Thema
4. Mache Pausen. Nach jedem 25min Block mache ich eine kurze Pause und bewege mich etwas.
5. Mache größere Pausen. Nach jedem 2 Stunden Block mache ich eine längere Pause. Z. b. einkaufen, Essen, Kaffee trinken, spazieren gehen, Yoga usw.

Wichtig: ich stelle mir immer einen Timer. Zum einen hilft das fokussierter zu arbeiten und zum anderen verliere ich gerne mal die Zeit aus dem Blick.

Welche Tools verwendest du um produktiv und fokussiert zu arbeiten?

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• Tag: Productivity, Timeboxing, Tools